Comment conserver des messages comme preuve

Si une conversation peut compter dans une procédure formelle — un avocat, une enquête RH, un litige locatif, un sinistre d’assurance ou un tribunal —, la manière dont vous la conservez compte autant que le fait de l’avoir conservée.

Ceci n’est pas un conseil juridique, et rien ici ne dit ce qu’un organisme précis acceptera. On y décrit ce que l’on demande généralement, et ce que le logiciel peut et ne peut pas y faire.

Pourquoi les captures d’écran sont l’option la plus faible

Les captures sont ce que l’on produit le plus souvent, et le plus facile à contester :

• Elles se modifient trivialement. N’importe qui peut changer le texte d’une capture en quelques minutes. Une capture ne porte aucune trace de sa propre origine.
• Elles sont sélectives par nature. On capture les messages qui nous importent. La question évidente est de savoir ce que contenaient les messages avant et après, et un ensemble de captures ne peut pas y répondre.
• Elles perdent le contexte. Les horodatages complets, les participants, et le fait qu’un message ait été modifié ou annulé sont souvent recadrés hors champ.

Les captures valent mieux que rien. C’est le plancher, pas l’objectif.

Ce que contient une conservation complète

Le critère appliqué se résume à peu près à ceci : quelqu’un d’autre pourrait-il vérifier qu’il s’agit bien de la totalité, sans modification ?

En général cela veut dire :

La conversation complète, pas des extraits. Ne produire que les passages favorables est le moyen le plus rapide de faire traiter l’ensemble comme peu fiable. Conservez tout le fil et désignez-y les passages pertinents.

Les deux côtés, avec attribution. Qui a envoyé chaque message, ramené à une identité réelle plutôt qu’à une bulle sans nom.

Des horodatages complets. Pas « mardi », mais la date et l’heure réelles, dans un format annoncé. L’ISO 8601 évite l’ambiguïté entre l’ordre de date britannique et américain, un problème bien réel dans les affaires internationales.

Les pièces jointes d’origine. À la résolution d’envoi, conservées comme fichiers distincts. Une photo écrasée dans une page de PDF a perdu les métadonnées et le détail qui étaient peut-être tout l’enjeu.

Un relevé de ce qui manque. Celui-ci est contre-intuitif mais important. Si une pièce jointe n’a jamais été téléchargée sur l’appareil, ou si le contenu d’un message n’a pas pu être décodé, cela doit figurer explicitement dans le relevé plutôt que d’être omis en silence. Une conservation qui laisse discrètement tomber des choses est pire que celle qui déclare ses lacunes, car une lacune connue peut s’expliquer.

La preuve que la copie n’a pas changé. C’est là qu’interviennent les sommes de contrôle.

Ce que font réellement les sommes de contrôle

Une somme de contrôle est une empreinte de longueur fixe calculée à partir du contenu d’un fichier. Changez un octet et l’empreinte change entièrement.

Si votre album contient un manifeste listant une somme SHA-256 pour chacun de ses fichiers, vous pouvez à tout moment recalculer ces sommes et comparer. Si elles concordent, les fichiers sont octet pour octet identiques à ce qu’ils étaient à la création de l’album. Si l’une diffère, ce fichier a changé.

Ce que cela ne fait pas : prouver que les messages eux-mêmes sont authentiques, ni prouver quand l’album a été créé. Une somme calculée au moment de l’export atteste de l’intégrité à partir de cet instant. Elle n’authentifie pas ce qui l’a précédé. Quiconque prétend qu’une somme de contrôle rend à elle seule des messages « recevables en justice » en promet trop.

Ce qu’elle vous donne, c’est une réponse simple à « comment sait-on que ce fichier n’a pas été modifié depuis que vous l’avez produit ? », question qui autrement n’a pas de bonne réponse.

Si vous devez démontrer quand l’album existait, c’est une étape distincte : faites constater le manifeste de sommes, envoyez-le par e-mail à un tiers, ou faites-le horodater par un service, au moment de l’export et non après.

Une procédure pratique

1. Conservez tôt. Les messages sont supprimés, les comptes fermés, les téléphones remplacés. La copie faite aujourd’hui vaut mieux que celle que vous comptez faire plus tard.
2. Sauvegardez d’abord l’appareil. Branchez le téléphone, ouvrez le Finder, sélectionnez l’appareil, Sauvegarder maintenant. Exportez depuis cette sauvegarde plutôt que seulement depuis la bibliothèque synchronisée d’un Mac, car la sauvegarde en contient généralement davantage.
3. Exportez la conversation entière, les deux côtés, toutes les pièces jointes, avec les horodatages.
4. Ne modifiez pas l’album. Ni pour le ranger, ni pour retirer quelque chose d’anodin. S’il faut caviarder, produisez une copie caviardée distincte et laissez l’original intact.
5. Notez les sommes de contrôle, ainsi que la date et l’heure de l’export.
6. Conservez deux copies, à des endroits différents, et laissez-les tranquilles.
7. Remettez l’album entier quand on vous le demande, pas un sous-ensemble trié.

Ce qu’un logiciel ne peut pas promettre

Aucune application ne peut rendre un document recevable. La recevabilité est décidée par l’organe qui le reçoit, selon ses propres règles, lesquelles diffèrent selon le pays, la juridiction et le type de procédure. Un outil peut rendre une conservation complète, vérifiable et clairement documentée. Que cela soit accepté ne dépend pas de l’outil, et tout produit qui prétend le contraire fait une promesse qu’il n’est pas en mesure de tenir.

Si l’affaire est sérieuse, demandez à qui recevra le document quel format il souhaite avant de le produire. C’est une question courte qui évite beaucoup de travail perdu.