Come conservare i messaggi come documentazione

Se una conversazione può contare in una procedura formale — un avvocato, un’indagine HR, una controversia con il locatore, un sinistro assicurativo o un tribunale — il modo in cui la conservi conta quanto il fatto stesso di averla conservata.

Questa non è consulenza legale, e niente qui dice che cosa accetterà un determinato organo. Descrive che cosa viene di solito richiesto, e che cosa il software può e non può fare al riguardo.

Perché le schermate sono l’opzione più debole

Le schermate sono ciò che la maggior parte delle persone produce, e la cosa più facile da contestare:

• Sono banalmente modificabili. Chiunque può cambiare il testo di una schermata in pochi minuti. Una schermata non porta alcuna prova della propria origine.
• Sono selettive per natura. Si fotografano i messaggi che interessano a noi. La domanda ovvia è che cosa c’era nei messaggi prima e dopo, e un insieme di schermate non può rispondere.
• Perdono contesto. Gli orari completi, i partecipanti, e il fatto che un messaggio sia stato modificato o annullato restano spesso fuori dal ritaglio.

Le schermate sono meglio di niente. Sono il pavimento, non l’obiettivo.

Che cosa comprende una conservazione completa

Il metro che si tende ad applicare è più o meno: qualcun altro potrebbe verificare che questo è il tutto, non alterato?

Di solito significa:

La conversazione completa, non estratti. Produrre solo le parti favorevoli è il modo più rapido per far considerare inaffidabile l’intero materiale. Conserva l’intera conversazione e indica al suo interno le parti rilevanti.

Entrambi i lati, con attribuzione. Chi ha inviato ciascun messaggio, ricondotto a un’identità reale e non a un fumetto senza nome.

Orari completi. Non “martedì”, ma data e ora effettive, in un formato dichiarato. L’ISO 8601 evita l’ambiguità fra l’ordine di data britannico e quello americano, che nelle questioni internazionali è un problema reale.

Gli allegati originali. Alla risoluzione con cui sono stati inviati, conservati come file separati. Una foto schiacciata in una pagina PDF ha perso i metadati e il dettaglio che magari erano tutto il punto.

Un elenco di ciò che manca. Questo è controintuitivo ma importante. Se un allegato non è mai stato scaricato sul dispositivo, o se il contenuto di un messaggio non si è potuto decodificare, ciò va indicato esplicitamente anziché omesso in silenzio. Una conservazione che lascia cadere le cose in silenzio è peggiore di una che dichiara le proprie lacune, perché una lacuna nota si può spiegare.

La prova che la copia non è cambiata. È qui che entrano in gioco i checksum.

Che cosa fanno davvero i checksum

Un checksum è un’impronta di lunghezza fissa calcolata dal contenuto di un file. Cambia un byte e l’impronta cambia completamente.

Se il tuo album include un manifest con un checksum SHA-256 per ogni file, in qualsiasi momento successivo puoi ricalcolarli e confrontarli. Se coincidono, i file sono byte per byte identici a quando l’album è stato creato. Se uno non coincide, quel file è cambiato.

Ciò che questo non fa è dimostrare che i messaggi stessi siano autentici, né dimostrare quando l’album è stato creato. Un checksum calcolato al momento dell’esportazione attesta l’integrità da quell’istante in poi. Non autentica ciò che c’era prima. Chi afferma che un checksum da solo renda i messaggi “a prova di tribunale” sta promettendo troppo.

Quello che ti dà è una risposta netta a “come facciamo a sapere che questo file non è stato modificato dopo che l’hai prodotto?”, una domanda che altrimenti non ha una buona risposta.

Se devi dimostrare quando l’album esisteva, quello è un passo a parte: fai attestare il manifest dei checksum, invialo via e-mail a un terzo, oppure fallo marcare temporalmente da un servizio, al momento dell’esportazione e non dopo.

Una procedura pratica

1. Conserva presto. I messaggi vengono cancellati, gli account chiusi, i telefoni sostituiti. La copia che fai oggi vale più di quella che pensi di fare poi.
2. Fai prima il backup del dispositivo. Collega il telefono, apri il Finder, seleziona il dispositivo, Esegui backup adesso. Esporta da quel backup anziché solo dalla libreria sincronizzata di un Mac, perché il backup di solito contiene di più.
3. Esporta l’intera conversazione, entrambi i lati, tutti gli allegati, con gli orari.
4. Non modificare l’album. Né per riordinarlo, né per togliere qualcosa di irrilevante. Se serve oscurare, produci una copia oscurata separata e lascia intatto l’originale.
5. Annota i checksum, e la data e l’ora in cui hai esportato.
6. Conserva due copie, in posti diversi, e lasciale stare.
7. Consegna l’album intero quando te lo chiedono, non un sottoinsieme scelto.

Che cosa il software non può promettere

Nessuna applicazione può rendere ammissibile un documento. L’ammissibilità la decide l’organo che lo riceve, secondo le proprie regole, che variano per Paese, per tribunale e per tipo di procedimento. Uno strumento può rendere una conservazione completa, verificabile e chiaramente documentata. Se poi venga accettata non dipende dallo strumento, e qualsiasi prodotto che sostenga il contrario sta facendo una promessa che non è in grado di mantenere.

Se la questione è seria, chiedi a chi riceverà il documento quale formato desidera prima di produrlo. È una domanda breve che evita molto lavoro sprecato.