Como preservar mensagens de texto como registro

Se uma conversa pode importar em um processo formal — um advogado, uma investigação de RH, uma disputa com o locador, um sinistro de seguro ou um tribunal —, a forma como você a preserva importa tanto quanto o fato de tê-la preservado.

Isto não é orientação jurídica, e nada aqui diz o que um determinado órgão vai aceitar. Trata do que costuma ser pedido, e do que o software pode e não pode fazer a respeito.

Por que capturas de tela são a opção mais frágil

Capturas são o que mais gente apresenta, e o mais fácil de contestar:

• São trivialmente editáveis. Qualquer pessoa muda o texto de uma captura em poucos minutos. Uma captura não carrega nenhuma prova da própria origem.
• São seletivas por natureza. Você captura as mensagens que interessam a você. A pergunta óbvia é o que havia nas mensagens antes e depois delas, e um conjunto de capturas não responde isso.
• Perdem contexto. Horários completos, os participantes, e se uma mensagem foi editada ou cancelada costumam ficar de fora do recorte.

Capturas são melhores que nada. São o piso, não o objetivo.

O que uma preservação completa inclui

O critério que costuma ser aplicado é mais ou menos: outra pessoa conseguiria verificar que isto é o todo, sem alteração?

Normalmente isso significa:

A conversa completa, não trechos. Apresentar só as partes favoráveis é a forma mais rápida de fazer todo o material ser tratado como pouco confiável. Preserve a conversa inteira e aponte dentro dela as partes relevantes.

Os dois lados, com identificação. Quem enviou cada mensagem, resolvido para uma identidade real e não um balão sem nome.

Horários completos. Não “terça-feira”, mas a data e a hora reais, num formato declarado. O ISO 8601 evita a ambiguidade entre a ordem de data britânica e a americana, que é um problema de verdade em assuntos internacionais.

Os anexos originais. Na resolução em que foram enviados, guardados como arquivos separados. Uma foto espremida numa página de PDF perdeu os metadados e o detalhe que talvez fosse o ponto inteiro dela.

Um registro do que está faltando. Este é contraintuitivo, mas importante. Se um anexo nunca foi baixado no aparelho, ou o conteúdo de uma mensagem não pôde ser decodificado, isso deve constar explicitamente no registro em vez de ser omitido em silêncio. Uma preservação que descarta coisas caladamente é pior do que uma que declara suas lacunas, porque uma lacuna conhecida pode ser explicada.

Prova de que a cópia não mudou. É aqui que entram as somas de verificação.

O que as somas de verificação realmente fazem

Uma soma de verificação é uma impressão digital de tamanho fixo calculada a partir do conteúdo de um arquivo. Mude um byte e a impressão muda por completo.

Se o seu álbum inclui um manifesto listando uma soma SHA-256 para cada arquivo dele, então a qualquer momento depois você pode recalcular essas somas e comparar. Se batem, os arquivos são byte a byte idênticos a quando o álbum foi criado. Se uma não bate, aquele arquivo mudou.

O que isso não faz é provar que as mensagens em si são genuínas, nem provar quando o álbum foi criado. Uma soma calculada no momento da exportação demonstra integridade daquele instante em diante. Ela não autentica o que veio antes. Quem afirma que uma soma de verificação sozinha torna mensagens “à prova de tribunal” está exagerando.

O que ela te dá é uma resposta direta para “como sabemos que este arquivo não foi editado depois que você o produziu?”, uma pergunta que de outro modo não tem boa resposta.

Se você precisa demonstrar quando o álbum existia, isso é um passo à parte: tenha o manifesto de somas testemunhado, enviado por e-mail a um terceiro, ou carimbado no tempo por um serviço, no momento da exportação e não depois.

Um procedimento prático

1. Preserve cedo. Mensagens são apagadas, contas são encerradas, telefones são trocados. A cópia que você faz hoje vale mais do que a que pretende fazer depois.
2. Faça primeiro o backup do aparelho. Conecte o telefone, abra o Finder, selecione o aparelho, Fazer Backup Agora. Exporte a partir desse backup e não só da biblioteca sincronizada de um Mac, porque o backup normalmente guarda mais.
3. Exporte a conversa inteira, os dois lados, todos os anexos, com horários.
4. Não edite o álbum. Nem para arrumar, nem para tirar algo irrelevante. Se for preciso tarjar, produza uma cópia tarjada separada e mantenha o original intocado.
5. Registre as somas de verificação, e anote a data e a hora em que exportou.
6. Guarde duas cópias, em lugares diferentes, e deixe-as em paz.
7. Entregue o álbum inteiro quando pedirem, não um recorte selecionado.

O que o software não pode prometer

Nenhum aplicativo torna um registro admissível. A admissibilidade é decidida pelo órgão que o recebe, segundo as próprias regras, e essas regras variam por país, por tribunal e por tipo de processo. Uma ferramenta pode tornar uma preservação completa, verificável e claramente documentada. Se isso será aceito não cabe à ferramenta, e qualquer produto que diga o contrário está fazendo uma promessa que não tem como cumprir.

Se o assunto é sério, pergunte a quem vai receber o registro qual formato ele quer antes de produzi-lo. É uma pergunta curta que evita muito trabalho perdido.