Як зберегти листування як документ

Якщо розмова може мати значення у формальній процедурі — у юриста, під час кадрового розслідування, у спорі з орендодавцем, за страховим випадком чи в суді — то спосіб, у який ви її зберегли, важить не менше за сам факт збереження.

Це не юридична консультація, і тут не сказано, що прийме конкретна інстанція. Ідеться про те, чого зазвичай вимагають, і про те, що програма може, а чого ні.

Чому знімки екрана — найслабший варіант

Знімки приносять найчастіше, і оскаржити їх найлегше:

• Вони тривіально редагуються. Будь-хто за кілька хвилин змінить текст на знімку. Знімок не несе жодних свідчень про власне походження.
• Вони за природою вибіркові. Ви знімаєте ті повідомлення, які важливі вам. Очевидне запитання — що було в повідомленнях до і після, а набір знімків на нього не відповість.
• Вони втрачають контекст. Повні позначки часу, учасники й те, чи повідомлення редагували або відкликали, часто опиняються за кадром.

Знімки кращі, ніж нічого. Це нижня межа, а не мета.

Що містить повне збереження

Мірило, яке зазвичай застосовують, звучить приблизно так: чи зможе стороння особа переконатися, що це все і що воно не змінене?

Зазвичай це означає:

Розмову цілком, а не витяги. Подати лише вигідні фрагменти — найшвидший спосіб домогтися, щоб усе подання визнали ненадійним. Збережіть усю гілку й вказуйте потрібні місця всередині неї.

Обидві сторони, із зазначенням авторства. Хто надіслав кожне повідомлення — із прив’язкою до реальної особи, а не до безіменної бульбашки.

Повні позначки часу. Не «у вівторок», а справжні дату й час у явно вказаному форматі. ISO 8601 знімає неоднозначність між британським і американським порядком дати, а в міжнародних справах це цілком реальна проблема.

Оригінальні вкладення. У тій роздільності, у якій їх надсилали, збережені окремими файлами. Фотографія, втиснута в сторінку PDF, втратила метадані й ту деталь, заради якої, можливо, усе й починалося.

Запис про те, чого бракує. Це суперечить інтуїції, але важливо. Якщо вкладення ніколи не завантажувалося на пристрій або вміст повідомлення не вдалося розібрати, це має бути прямо зазначено в документі, а не мовчки опущено. Збереження, яке тихо гу́бить частини, гірше за те, яке оголошує свої прогалини: відому прогалину можна пояснити.

Свідчення, що копія не змінювалася. Тут і вступають контрольні суми.

Що контрольні суми роблять насправді

Контрольна сума — це відбиток фіксованої довжини, обчислений із вмісту файлу. Зміниться один байт — відбиток зміниться повністю.

Якщо у вашому альбомі є маніфест із сумою SHA-256 для кожного файлу, то будь-коли згодом ви можете перерахувати їх і порівняти. Збіглися — файли побайтово ті самі, що й під час створення альбому. Не збіглася одна — цей файл змінився.

Чого це не робить: не доводить, що самі повідомлення справжні, і не доводить, коли альбом було створено. Сума, обчислена під час збереження, підтверджує цілісність від цієї миті й далі. Вона не засвідчує того, що було раніше. Якщо хтось запевняє, що сама лише контрольна сума робить повідомлення «придатними для суду», він перебільшує.

Натомість вона дає прямою відповідь на запитання «а звідки ми знаємо, що цей файл не правили після того, як ви його зробили» — запитання, на яке інакше доброї відповіді немає.

Якщо потрібно показати, коли альбом існував, це окремий крок: засвідчіть маніфест сум, надішліть його третій стороні поштою або поставте позначку часу через сервіс — у момент збереження, а не пізніше.

Практичний порядок дій

1. Зберігайте раніше. Повідомлення видаляють, облікові записи закривають, телефони міняють. Копія, зроблена сьогодні, дорожча за ту, яку ви збираєтеся зробити потім.
2. Спершу зробіть копію пристрою. Під’єднайте телефон, відкрийте Finder, виберіть пристрій, Створити резервну копію зараз. Зберігайте з цієї копії, а не лише із синхронізованої медіатеки Mac: у копії зазвичай більше.
3. Збережіть розмову цілком — обидві сторони, усі вкладення, з позначками часу.
4. Не редагуйте альбом. Ані щоб прибрати, ані щоб вилучити щось незначне. Якщо потрібні вилучення, зробіть окрему відредаговану копію, а оригінал не чіпайте.
5. Запишіть контрольні суми, а також дату й час збереження.
6. Тримайте дві копії в різних місцях і не чіпайте їх.
7. Передавайте альбом цілком, коли попросять, а не відібрану частину.

Чого програма обіцяти не може

Жоден застосунок не може зробити документ прийнятним. Прийнятність вирішує орган, який його отримує, за своїми правилами, а правила різняться за країнами, судами й видами проваджень. Інструмент може зробити збереження повним, перевірюваним і зрозуміло задокументованим. Чи приймуть його — не в компетенції інструмента, і будь-який продукт, що стверджує протилежне, обіцяє те, чого не в змозі виконати.

Якщо справа серйозна, запитайте того, хто отримуватиме документ, у якому форматі він його хоче, — перш ніж готувати. Коротке запитання, що заощаджує чимало марної роботи.